Zamówienie z maila do systemu magazynowego — bez przepisywania pozycja po pozycji

W hurtowniach technicznych B2B ten sam problem powtarza się tak często, że przestaje
być zauważany jako problem: stały klient przysyła listę pozycji mailem albo PDF-em,
a ktoś w biurze przenosi je, jedna po drugiej, do systemu magazynowego. Codziennie,
czasem od lat.

Dlaczego to akurat ten proces boli najbardziej

Zamówienia hurtowe rzadko są nietypowe, to zwykle te same pozycje, zamawiane przez
tych samych klientów, w podobnych ilościach co miesiąc wcześniej. Cała praca polega na
przepisywaniu czegoś, co w gruncie rzeczy już jest znane. To nie jest praca wymagająca
decyzji: jest wymagająca czasu, i to czasu, który rośnie proporcjonalnie do liczby
stałych klientów, czyli akurat wtedy, kiedy firma rośnie.

Gdzie dokładnie ginie czas

Trzy miejsca powtarzają się niezależnie od branży: nazwy produktów u klienta nie zawsze
pasują jeden do jednego do indeksów magazynowych, więc dopasowanie wymaga uwagi; PDF-y
i maile mają różny układ, więc nie da się ich po prostu skopiować; a każda literówka w
przepisywaniu to potencjalna pomyłka w zamówieniu, którą ktoś musi później wyłapać.

Co się zmienia, kiedy odczyt zastępuje przepisywanie

Lista pozycji z maila albo PDF-a trafia do zamówienia bez ręcznego przepisywania —
dopasowanie nazw klienta do własnych indeksów magazynowych uczy się na kolejnych
potwierdzeniach, więc trafność rośnie z każdym miesiącem, nie spada. Dla klientów, którzy
zamawiają najczęściej, panel z własną historią i cenami pozwala zamówić samodzielnie —
Wy nie przepisujecie nic, oni nie czekają na potwierdzenie.

Ten sam wzorzec, odczyt zamiast przepisywania, sprawdziliśmy też przy serwisie
sprzętu B2B, opisanym w realizacji dla ForCopy. Policzony koszt
dzisiejszego stanu dla hurtowni technicznych jest na
landingu tej branży, a punktem startowym zawsze jest
audyt procesu za 1200 zł, żeby wiedzieć, ile realnie jest do
odzyskania, zanim zapadnie jakakolwiek decyzja.