Jak automatycznie wyceniać zamówienia cykliczne od stałych klientów B2B, zamiast liczyć każde od nowa

Stały klient zamawiający ten sam karton czternasty raz z rzędu powinien dostać wycenę w
kilka minut. W praktyce w wielu firmach dostaje ją tak samo długo jak klient
zamawiający po raz pierwszy, bo proces wyceny nie rozróżnia tych dwóch sytuacji.
Handlowiec otwiera cennik, sprawdza rabat, przelicza cenę, przygotowuje ofertę w PDF
albo w Wordzie. Dokładnie te same kroki, które wykonywał miesiąc wcześniej dla tego
samego klienta i tego samego kartonu.

Ten sam rachunek liczony po raz dziesiąty

To, co odróżnia zamówienie cykliczne od nowego zapytania, to fakt, że wszystkie
zmienne są już znane. Parametry kartonu się nie zmieniają, rabat klienta jest ustalony
od miesięcy, a jedyne, co realnie się różni między kolejnymi zamówieniami, to ilość i
termin dostawy. Mimo to proces wyceny w większości firm traktuje każde zgłoszenie jak
nowe, bo system nie pamięta poprzedniego, tylko czeka na to, żeby ktoś wpisał
wszystko od nowa. To nie jest kwestia braku doświadczenia handlowca: dokładnie
odwrotnie, doświadczony handlowiec robi to szybko z pamięci, ale wciąż robi to ręcznie,
za każdym razem.

Cennik indywidualny przypisany do klienta

Rozwiązaniem nie jest bardziej skomplikowany arkusz, tylko odwrócenie kolejności: zamiast
liczyć cenę od zera przy każdym zamówieniu, klient dostaje przypisany do siebie cennik
— listę produktów, które regularnie zamawia, z już ustalonymi cenami i warunkami. Kiedy
zamówienie wpływa, system czy osoba obsługująca nie przelicza niczego: sprawdza tylko,
czy pozycja jest na liście, i potwierdza ilość oraz termin. To zmienia charakter pracy
handlowca z liczenia na weryfikację, co jest zarówno szybsze, jak i mniej podatne na
pomyłkę, bo nie trzeba za każdym razem odtwarzać ustaleń sprzed miesięcy z pamięci albo z
poprzednich maili.

Oferta budowana z historii, nie od nowej kartki

Kiedy w systemie zapisana jest historia poprzednich zamówień konkretnego klienta, kolejna
oferta może powstać jako kopia poprzedniej z podmienioną ilością i datą, zamiast
dokumentu składanego od zera. To oszczędza czas nie tylko na samym liczeniu, ale i na
formatowaniu: nagłówek, dane firmy, warunki płatności, wszystko zostaje takie samo, bo
i tak się nie zmienia z zamówienia na zamówienie. Dodatkowa korzyść pojawia się przy
okazji: historia zamówień w jednym miejscu pozwala od razu zauważyć, że klient
zamawiający regularnie co miesiąc nagle przestał się odzywać. Co jest wcześniejszym
sygnałem ostrzegawczym niż większość firm zauważa, bo nikt nie siedzi i nie porównuje
ręcznie dat kolejnych zamówień.

Ile to realnie oszczędza w skali miesiąca

Zakład ze dwudziestoma stałymi klientami, z których każdy zamawia średnio trzy razy w
miesiącu, generuje sześćdziesiąt zamówień cyklicznych. Jeśli każde z nich liczone jest
ręcznie: sprawdzenie cennika, przeliczenie rabatu, przygotowanie oferty w osobnym
dokumencie, a cały ten proces zajmuje przeciętnie dwadzieścia pięć minut, to w sumie
daje to tysiąc pięćset minut miesięcznie, czyli dwadzieścia pięć godzin. Przy w pełni
obciążonym koszcie handlowca rzędu 45 zł za godzinę to ponad tysiąc sto złotych
miesięcznie wydawane wyłącznie na przeliczanie tego, co było znane od miesięcy. W skali
roku to ponad trzynaście tysięcy złotych. Nie licząc czasu, który mógłby w tym
momencie pójść na pozyskiwanie nowych klientów zamiast obsługę tych już zdobytych.

Co to zmienia dla relacji z klientem

Klient zamawiający cyklicznie oczekuje wygody proporcjonalnej do stażu współpracy. Im
dłużej zamawia, tym mniej powinien musieć tłumaczyć od nowa przy każdym zamówieniu.
Firma, która wciąż prosi go o te same dane albo każe czekać na wycenę identyczną jak
miesiąc wcześniej, sygnalizuje coś odwrotnego. Że każde zamówienie traktowane jest jak
pierwsze, mimo lat współpracy. Szybka, przewidywalna obsługa zamówień cyklicznych działa
też jako naturalna bariera przed odejściem do konkurencji, bo zmiana dostawcy oznaczałaby
dla klienta powrót do dłuższego procesu, którego akurat u Was już nie ma.

Jest w tym też korzyść, która nie od razu rzuca się w oczy: klient, który dostaje ofertę
w kilka minut zamiast następnego dnia, częściej dokłada do zamówienia coś dodatkowego
przy okazji, bo nie musi czekać na osobną wycenę tego dodatku. Zamówienie cykliczne
staje się wtedy naturalnym momentem na sprzedaż uzupełniającą, nie tylko powtórzeniem
tego samego, ale to działa wyłącznie wtedy, kiedy podstawowa część procesu nie
pochłania już całej uwagi handlowca.

Od czego zacząć przy dwudziestu stałych klientach

Nie trzeba budować systemu obejmującego cały katalog produktów na start. Sensowny
pierwszy krok to wybranie kilku, może dziesięciu klientów z największym wolumenem
zamówień cyklicznych i przypisanie im indywidualnego cennika w najprostszej możliwej
formie. Nawet jako uporządkowana lista w systemie, do której zagląda handlowiec zamiast
liczyć od nowa. Efekt widać szybko, bo to właśnie ci klienci generują największą liczbę
powtarzalnych zamówień, a więc i największą oszczędność czasu. Reszta klientów dołącza
do systemu stopniowo, w miarę jak mechanizm się sprawdza.

Dokładnie to — cennik przypisany do klienta i oferty generowane z historii zamówień —
pokazujemy praktycznie. Automatyzacje i integracje to dobry punkt
wyjścia, razem z opisem, jak spiąć taki mechanizm z tym, czego już używacie do
wystawiania faktur i ofert, bez wymiany całego systemu na nowy.